Darwin óta tudjuk, hogy az evolúció folyamatos fejlődést jelent az elővilágban. A túlélési képességek növelése érdekében kiesnek a felesleges funkciók, és a legfontosabbak tökéletesednek, generációk alatt.
Ugyanez érvényes a szoftverek területére is. Ha egy szoftvert folyamatosan, a felhasználói visszajelzések alapján fejlesztenek, az egyre jobban idomul a felhasználó, illetve az felhasználási terület jelenlegi igényeihez.
Varga Ádám szoftverfejlesztő munkatársunk röviden összefoglalta, hogyan fejlődött az igényekkel együtt a CRM+ szoftverünk.
Hogyan alakult ki a CRM+ rendszer?
Egy cég, mikor még csak néhány ügyféllel rendelkezik, még könnyen fejben tudja tartani, hogy kik is pontosan az ügyfelei, kivel mikorra mit beszélt meg, illetve mi az a termék amit legközelebb el szeretne adni nekik.
Ez a módszer a kezdeti periódusban működőképes, de egy (viszonylag rövid) idő után azonban elkerülhetetlen, hogy valamilyen számítógépes szoftverben kerüljenek az összegyűlt ügyféladatok rögzítésre. A legkézenfekvőbb megoldás erre a legtöbb munkahelyi számítógépre amúgy is telepített táblázatkezelő alkalmazás (pl. az Excel). Ez a megoldás jól működik amíg a folyamatok egyszerűek, illetve egy folyamat fut az ügyfélnél.
Amint viszont a marketing, értékesítés, pénzügy illetve a szolgáltatás folyamata már egyszerre, párhuzamosan zajlik, az egy táblázatban való folyamatkezelés lehetetlenné válik. Ilyenkor általabán minden részleg egy-egy külön (általában más formátumú) táblázatot kezd el vezetni, így a központi adatnyilvántartás már meg is hiúsult.
A CRM+ szoftver ősének egy, elsősorban az értékesítőknek fejlesztett, "Realitás" nevű szoftvert tekinthetünk, ami kezdetben csupán egy intelligens telefonkönyvre hasonlított. Mindössze az értékesítési találkozók során begyűjtött névjegykártyák információk tárolására szolgált.
Realitás szoftver - az intelligens telefonkönyv
Ahogy fejlődtek a szoftvert használó cégek, egyre több funkciót szerettek volna ebbe a szoftverbe használni, ami így már nem csak az értékesítés, hanem a marketing tevékenységünket is támogatta. Ez már igényelte az ügyfelek csoportosításának lehetőségét, a tömeges e-mail, és tömeges levelek küldésétét, valamit az ezekre érkező válaszok lekezelését.
Ahogy ez a rendszer fejlődött, és bővült a felhasználók száma, fontos lett valamilyen kontrollt is vinni a rendszer működésébe, hogy a munkatársak betartsák a beállított, megbeszélt határidőket. Egy ügyfelet el lehet veszíteni egyszerűen azzal, hogy elfelejtünk neki időben ajánlatot küldeni, vagy megígértünk egy telefonhívást, találkozót amit elfelejtünk. Mivel egy cég bevétele attól függ, hogy hány meglévő ügyfélünk van, ezt mindennél fontosabb lett megakadályozni.
Ekkor jelent meg a CRM+ rendszerben a felettes-beosztotti viszony kezelése, illetve az el nem végzett feladatok továbbjelentési funkciója: ha egy munkatárs nem végzi el időben a feladatát, akkor az illető felettese kapja meg azt (jelezve, hogy a munkatárs nem végezte el időben). Ha a felettes sem végzi el, akkor az ő felettese kapja meg és így tovább a legfelsőbb vezetőig. Az elvégzetlen feladat mindaddig a rendszerben marad, míg valaki el nem végzi azt.
További fontos alkotóelemként került bele a rendszerbe egy összetett keresési funkció, mely segítségével tetszőleges szempontok alapján tudjuk ügyfeleinket szelektálni és csoportba rendezni. Továbbá ezzel a funkcióval egyszerűsödik a listakészítés is, például hogy bizonyos célcsoportot akarunk meghatározni adatbázisunkból.
CRM+ szoftver összetett keresési funkciója
Egészen addig ezek a funkciók elégségesek is, amíg mindenki a saját időbeosztását szervezi. De attól a ponttól kezve, amikor már a munkatársak egymás idejével is gazdálkodnak, több ember tevékenységét kell átláthatóan megszervezni, vagy egy asszisztens egyezteti az időpontokat az ügyfelekkel. Ekkor már fontossá válik a csoportmunka kezelése is. Ilyenkor szükséges, hogy egy közös felületen átlátható legyen minden munkatárs időbeosztása, például egy naptár nézetben.
Az az igazán profi megoldás, ha ez a beépített naptár megakadályozza azt, hogy a munkatárs egy időben több feladatot is tudjon kapni, hiszen az evolúció jelenlegi szintjén egy ember egy időben csak egy dologgal tud foglalkozni. Ilyen naptár található a CRM+ rendszerben is.
Ezeken az elengedhetetlen funkciókon kívül a CRM+ rendszer képes a munkatársakról személyes adatokat kezelni (milyen iskolákban járt, mikor van a születésnapja... stb), a hozzájuk kapcsolódó különböző dokumentumokat kezelni (munkaszerződések, adatlapok). Számlázási lehetőség található benne (ami az emlékeztető funkcióval együttesen képes a lejárt számlákra figyelmeztetni) kapcsolt költségek rögzítésének lehetőségével, illetve pénzügyi kimutatásokkal. Képes projekteket az ahhoz kapcsolódó fázisokkal, mérföldkövekkel együtt kezelni, valamint a munkatársak teljesítménykimutatásait elkészíteni.
Különböző beállítási lehetőségek a CRM+ 4.5 verziójában
Ha legalább ezek a funkciók megtalálhatóak egy vállalkozásnál, akkor az már egy jól kontrollált vállalkozásnak mondható.
Lépjen Ön is az evolúció következő szintjére, válasszon egy olyan rendszert, amelynek segítségével irányítása alá tudja venni a fent említett területeket.
Varga Ádám
szoftverfejlesztő
Szeretne még időben értesülni az akciós ajánlatainkról?
Szóljon hozzá!